Privacy & AVG

DE AVG WETGEVING
In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG-wet, welke in mei 2018 om werking treedt vragen wij u het onderstaande aandachtig door te nemen en, wanneer van toepassing op uw website of gegevens, hier naar te handelen. (zie https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg )

UW GEGEVENS
Wanneer u (ex)-klant van ons bent hebben wok uw gegevens in onze administratie opgenomen. Dit is, of was, noodzakelijk voor de overeenkomst welke wij met U hebben (gehad) met betrekking tot de afname van producten of diensten. De belastingdienst verplicht ons deze gegevens minimaal vijf jaar te bewaren.

Bent u klant geweest van ons?
Bent U géén cliënt meer van ons bedrijf, en is onze (zakelijke) relatie meer dan vijf jaar geleden beëindigd, dan kunt u een verzoek indienen om uw gegevens te verwijderen. Wij zullen hier uiteraard onmiddellijk gehoor aan geven wanneer deze gegevens voor de bedrijfsvoering niet meer relevant zijn.

Voor bestaande en toekomstige klanten
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) treedt eind mei 2018 in werking. Dit betekend dat u als klant een verwerkersovereenkomst moet afsluiten met ons. Dit is van toepassing op particulieren, instellingen en bedrijven, een ieder die een dienst of product bij ons afneemt.

Wij hebben een verwerkersovereenkomst opgesteld welke u kunt downloaden en ondertekenen, vanaf dat moment heeft u met ons juridisch de AVG afgedekt. Het zelfde dient u met al uw leveranciers maar ook uw eigen klanten te doen.

Gegevens registratie
Wij registreren (beperkte) gegevens van onze klanten voor het voeren van een wettelijke administratie. Hierbij slaan we (offline) gegevens op en verwerken we deze binnen de kaders van het onderstaande beleid.

Wij registeren om u optimaal van dienst te zijn en te voldoen aan de wettelijke aan ons boekhoudplicht een basis set van gegevens namelijk:

  • Voor het aangaan van overeenkomsten met u en de daarbij behorende administratie (o.a. contracten en facturen) registeren wij uw naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mail adres.
  • Voor het achterhalen van onrechtmatige handelingen op onze servers registeren wij IP-adressen in een ‘logfile’. Deze file bevat alleen een IP-adres en is zonder tussenkomst van uw internet provider niet te achterhalen aan uw persoonlijk. De adressen worden gebruikt voor het ‘blacklisten’ van bezoekers die zich misdragen.
  • Bij het bezoeken van onze website zullen we nooit zonder toestemming persoonsgegevens van u geregistreerd worden. We is het mogelijk we algemene gegevens (surfgedrag) registeren om inzicht te krijgen van het gebruik van onze website. Deze is NIET te herleiden naar u persoonlijk.
  • Wij verstrekken geregistreerde gegevens NIET zonder uitdrukkelijke toestemming van u aan derden tenzij dit onder juridische dwang is.
  • Wij maken gebruik van zorgvuldige veiligheid procedures voor de bescherming van verwerkte gegevens om te voorkomen dat onbedoeld toegang mogelijk is. Hiervoor maken wij gebruik van een SSL-verbinding* op onze website, inlogverificatie op servers, geen root- en SSH toegang op onze servers voor cliënten of derden, firewall en virusscanners op alle (hosting en intern) servers en werkplekken.

*SSL Beveiliging
De AVG stelt verder nog dat eigen aan uw (en onze) website zoals dat gegevens goed beveiligd zijn. Een van deze maatregelen is het installeren van een SSL-certificaat om een beveiligde verbinding te realiseren. Dit is reeds gerealiseerd op al onze eigen websites, hiermee voldoen wij aan deze eis. Verder bewaren we online géén persoonsgegevens (NAW), dit gebeurd offline.

Bewaartermijn
Gegevens van (ex) cliënten worden bewaard in ons klantenbestand zolang dit nodig is voor onze bedrijfsvoering. Hierbij kunt u denken aan het uitvoeren van de overeenkomst en de wettelijke bewaartermijn van facturen voor de belastingdienst.

Inzage van gegevens
U kunt inzage krijgen in de persoonsgebonden gegevens (NAW, facturen) welke wij vastleggen. Hiervoor kunt u contact met ons opnemen en een afspraak maken. Wanneer hiervoor een afspraak heeft kunt u offline (persoonlijk) incl. ID-bewijs bij ons melden en gegeven we inzage in onze administratie m.b.t uw gegevens.

Het verwijderen van gegevens noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomsten betekend een directe stopzetting van onze dienstverlening aan u. Dit aangezien de overeenkomst dan niet meer uitvoerbaar is.

Afschermen persoonsgegevens domeinen
De registratie gegevens van uw domeinnaam (NAW) is (deels) inzichtelijk voor derden. Dit is een verantwoordelijkheid van de betreffende registrars (zoals SIDN voor het NL domein). We kunnen namens u een verzoek indienen om dit anoniemer te maken, hiervoor worden wel kosten door de registrars berekend.

Verwerkersovereenkomst
Wanneer u diensten of producten van ons afneemt bent u verplicht om zelf het initiatief te nemen tot het afsluiten van een verwerkersovereenkomst. Wij hebben deze reeds voor u klaar gemaakt en kunt u ondertekenen en retour sturen. Wij zullen dan deze van onze kant ondertekenen en een kopie retour sturen.

Algemene voorwaarden
Op al onze diensten en producten zijn en blijven onze algemene voorwaarden van kracht. Mocht deze afwijken van de AVG of (deels) tegen de AVG ingaan dan is de wettelijke bepaling (AVG) leidend voor dat onderdeel. Hiermee vervallen niet in het geheel onze algemene voorwaarden.

Ondersteuning m.b.t. AVG
Wij snappen dat de AVG een complexe materie is, veel is onduidelijk en zeker voor (kleine) ondernemers gaat het (te) ver. Wel is het een wettelijk opgelegde regel waar we allemaal aan moeten voldoen. Wij kunnen echter geen verantwoordelijkheid dragen voor de AVG verplichting die onze klanten hebben met hun klanten. Tevens zijn wij geen juridische adviseurs en kunnen u hierin niet bijstaan. Het enige waarin wij u kunnen bijstaan en adviseren is de verplichting die u met ons heeft.

Wij adviseren u verder voor uw eigen situatie te kijken op de speciale website (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/) van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en/of een gespecialiseerd jurist in te schakelen.